POTENSI PENERAPAN KECERDASAN BUATAN UNTUK MENINGKATKAN EFISIENSI ADMINISTRASI: STUDI PADA RUANG ADMINISTRASI POLITEKNIK NEGERI BANDUNG

Abstract

Proses administrasi di perguruan tinggi vokasi masih banyak bertumpu pada cara kerja manual yang memakan waktu dan kurang efisien. Situasi ini terlihat pula pada ruang administrasi di Politeknik Negeri Bandung, di mana sebagian tugas harian sering terhambat oleh pencatatan yang berulang, pengarsipan yang sulit ditelusuri, serta komunikasi internal yang belum terkoordinasi dengan baik. Berangkat dari kondisi tersebut, penelitian ini mencoba melihat sejauh mana kecerdasan buatan (AI) sebenarnya dapat dimanfaatkan untuk membantu pekerjaan administrasi. Penelitian dilakukan menggunakan pendekatan kualitatif, dengan lima petugas administrasi sebagai informan melalui wawancara langsung dan pengamatan sederhana terhadap kegiatan mereka.

Temuan penelitian menunjukkan bahwa para petugas memiliki beban kerja yang cukup tinggi dan kerap terkendala oleh aktivitas-aktivitas rutin yang memerlukan ketelitian. Dari pengalaman mereka, muncul beberapa area yang dinilai paling mungkin dibantu oleh AI, seperti pencatatan otomatis, penelusuran arsip digital, pengelompokan dokumen, serta pengingat tugas dan jadwal. Meskipun AI belum diterapkan secara nyata, para informan menilai bahwa teknologi tersebut berpotensi mempercepat pekerjaan dan mengurangi kesalahan. Penelitian ini menyimpulkan bahwa peluang penerapan AI dalam administrasi cukup terbuka, terutama untuk pekerjaan berulang yang membutuhkan kecepatan dan akurasi, sekaligus memberikan dasar awal bagi pengembangan model penerapan yang sederhana dan realistis untuk lingkungan vokasi.