Pengelolaan Kearsipan Surat Pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Buton

Abstract

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis pengelolaan kearsipan surat pada Bagian Umum Sekretariat Daerah Kabupaten Buton. Metode yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif dengan teknik pengumpulan data melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Fokus penelitian mencakup lima tahapan siklus hidup arsip, yaitu penciptaan arsip, pemanfaatan dan penataan arsip, penyimpanan dan penemuan kembali arsip, pemindahan arsip, serta penyusutan dan pemusnahan arsip. Hasil penelitian menunjukkan bahwa secara umum pengelolaan kearsipan telah berjalan, namun belum optimal. Pada tahap penciptaan arsip, proses administrasi telah dilaksanakan tetapi belum terstandarisasi dan terintegrasi. Pemanfaatan arsip telah mendukung kegiatan administrasi, namun penataannya belum sistematis. Penyimpanan arsip belum berbasis klasifikasi yang jelas sehingga menyulitkan penemuan kembali. Pemindahan arsip belum dilakukan secara optimal akibat tidak adanya jadwal retensi arsip. Sementara itu, penyusutan dan pemusnahan arsip belum dilaksanakan secara sistematis sehingga terjadi penumpukan arsip. Kesimpulan penelitian ini menunjukkan bahwa kelemahan utama terletak pada belum diterapkannya prinsip manajemen arsip secara menyeluruh, terutama dalam aspek standarisasi, pengendalian, dan pengelolaan siklus hidup arsip. Oleh karena itu, diperlukan peningkatan kompetensi sumber daya manusia, penyusunan standar operasional prosedur, penerapan sistem klasifikasi arsip, serta pengembangan sistem kearsipan berbasis teknologi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip.